Dự Trù Chi Phí Mở Quán Cà Phê: Những Khoản Cần Tính Trước Khi Khởi Nghiệp

Nếu bạn đang ấp ủ mở một quán cà phê, câu hỏi đầu tiên thường không phải “quán sẽ trông như thế nào” mà là “cần bao nhiêu vốn thì đủ”. Rất nhiều người mở quán bị đội vốn giữa chừng vì bỏ sót những khoản chi tưởng nhỏ nhưng cộng dồn lại rất lớn, hoặc dự trù thiếu phần vốn lưu động cho những tháng đầu chưa có khách ổn định. Bài viết này giúp bạn liệt kê đầy đủ các hạng mục chi phí cần dự trù khi mở quán cà phê và cách phân bổ ngân sách hợp lý để không bị hụt vốn ngay khi vừa khai trương.

Những khoản chi phí cần dự trù khi mở quán cà phê

Trước khi đặt cọc mặt bằng, hãy liệt kê đầy đủ các hạng mục sau để có bức tranh ngân sách tổng thể, thay vì chỉ tính chi phí thi công như nhiều người mới bắt đầu vẫn làm:

• Mặt bằng: tiền đặt cọc (thường 3-6 tháng tiền thuê), tiền thuê tháng đầu, và đôi khi cả phí môi giới nếu tìm qua bên thứ ba.
• Thiết kế và thi công nội thất: từ sửa chữa, sơn sửa, hệ thống điện nước, đến bàn ghế, quầy bar, biển hiệu — chi phí dao động rất lớn tùy diện tích và phong cách quán.
• Máy móc thiết bị pha chế: máy pha espresso, máy xay, tủ lạnh, tủ đông, máy lọc nước, dụng cụ pha phin/pour-over — đây là khoản đầu tư một lần nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đồ uống về sau.
• Nguyên liệu đầu vào ban đầu: cà phê, sữa, syrup, trái cây, ly cốc, ống hút, bao bì mang đi.
• Nhân sự: lương tháng đầu cho pha chế, phục vụ, thu ngân — kể cả trước khi khai trương nếu cần đào tạo trước.
• Giấy phép và thủ tục: đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy tùy quy mô.
• Marketing khai trương: bảng hiệu, ưu đãi khai trương, chụp ảnh menu, quảng cáo trên mạng xã hội.
• Vốn lưu động dự phòng: đủ trang trải chi phí vận hành (thuê mặt bằng, lương, nguyên liệu) trong ít nhất 2-3 tháng đầu khi lượng khách còn chưa ổn định.

Cách phân bổ ngân sách hợp lý và tránh đội vốn

Sau khi có danh sách hạng mục, việc tiếp theo là phân bổ ngân sách sao cho không bị vỡ kế hoạch giữa chừng:

• Lập bảng dự trù chi tiết theo từng hạng mục, ghi rõ khoản nào bắt buộc, khoản nào có thể cắt giảm hoặc làm sau nếu ngân sách eo hẹp.
• Luôn dành 10-15% ngân sách dự phòng cho phát sinh — hầu như quán nào cũng gặp chi phí ngoài kế hoạch trong quá trình thi công hoặc vận hành thử.
• Chọn mô hình phù hợp với ngân sách thực có, thay vì cố gồng theo một mô hình vượt khả năng tài chính — quán take-away nhỏ sẽ cần vốn thấp hơn nhiều so với quán sân vườn hay specialty đầu tư bài bản.
• Làm việc với một đầu mối setup trọn gói thay vì tự tìm nhiều nhà cung cấp riêng lẻ (thiết kế, thi công, máy móc, đào tạo) — điều này giúp kiểm soát tổng chi phí tốt hơn và giảm rủi ro phát sinh do thiếu đồng bộ giữa các bên.

Góc nhìn thị trường

Theo Báo cáo thị trường Kinh doanh Ẩm thực Việt Nam 2025 do iPOS.vn và Nestlé Professional công bố, số lượng cửa hàng F&B tại Việt Nam năm 2025 đạt khoảng 329.000 cửa hàng, chỉ tăng 2% so với năm trước — thấp hơn nhiều mức tăng 4,9% và 3,1% của giai đoạn 2022-2023. Báo cáo chỉ ra rằng sự chững lại này chủ yếu đến từ áp lực chi phí, khiến không ít cơ sở kinh doanh phải rút lui khỏi thị trường. Với bối cảnh đó, việc dự trù ngân sách kỹ lưỡng và có vốn dự phòng đủ dài trước khi mở quán càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, thay vì chỉ tập trung vào chi phí thi công ban đầu.

Vì sao chọn EPIC

• Dịch vụ setup quán trọn gói gộp các hạng mục mặt bằng, thiết kế, máy móc và menu vào một đầu mối duy nhất — đúng như cách phân bổ ngân sách nói ở trên, giúp bạn kiểm soát tổng chi phí tốt hơn thay vì phải làm việc với nhiều nhà cung cấp lẻ và dễ phát sinh chi phí ngoài dự tính.
• Dịch vụ tư vấn, bán, cho thuê máy móc — nếu khoản đầu tư máy pha espresso và máy xay đang chiếm phần lớn ngân sách ban đầu, EPIC có phương án cho thuê máy pha để giảm áp lực vốn cố định trong giai đoạn mới mở quán.
• Đào tạo pha chế đi kèm khi setup quán giúp đội ngũ vận hành đúng ngay từ đầu, hạn chế lãng phí nguyên liệu — một khoản chi phí phát sinh âm thầm mà nhiều quán mới mở không lường trước trong bảng dự trù ngân sách.
• EPIC vừa vận hành café thật tại 49 Ngô Thời Nhiệm (Q3, TP.HCM) vừa vận hành xưởng rang tại 54/8 Ao Đôi (Bình Hưng Hòa, TP.HCM), nên phần tư vấn chi phí mở quán dựa trên kinh nghiệm vận hành thực tế, không chỉ trên giấy.

Đang lên kế hoạch ngân sách mở quán và cần tư vấn cụ thể theo mô hình của bạn? Liên hệ EPIC để được tư vấn setup quán trọn gói.